Подходы к построению систем внутреннего контроля (СВК)

К примеру, спрашиваете у кладовщицы, чем она сейчас занимается. Сотрудница отвечает: В этой ситуации очевидно отсутствие взаимосвязи между процессами. Поэтому требуется оптимизация бизнес-процессов в компании. Руководителю нужно понять, для чего кладовщицей ежедневно подготавливается складская справка, чтобы состыковать данную задачу с другими процессами. Именно разрывы в бизнес-процессах обычно приводят к конфликтам и разбирательствам на собраниях. Устранить данные разрывы можно лишь на уровне Генерального Директора. Достичь взаимопонимания между менеджерами можно только после регламентирования всех нестыковок. Для описания бизнес-процессов суммарно требуется от недели до месяцев.

Кейс: Внедрение системы контроля

Операционный риск — риск возникновения убытков в результате недостатков или ошибок в ходе осуществления внутренних процессов, допущенных со стороны сотрудников, функционирования информационных систем и технологий, вследствие внешних событий, а также юридический риск. Этапы риск-менеджмента: В риск-менеджменте принято выделять несколько ключевых этапов: Выявить риск и оценить вероятность его реализации и масштаб последствий; Разработать риск-стратегию с целью снижения вероятности реализации риска и минимизации возможных негативных последствий; Выбрать методы и инструменты управления выявленным риском; Непосредственное управление риском; Оценить достигнутые результаты и скорректировать риск-стратегию.

Бизнес процесс состоит из «серии или сети создающих дополнительную Контроль (развернуть реализацию этого усовершенствования и . т.е. принятие временных краткосрочных мер для выхода из критических ситуаций.

Источники идей для оптимизации бизнес-процессов Ошибки при оптимизации бизнес-процессов Оптимизация бизнес-процессов — это увязка разных бизнес-процессов друг с другом. Допустим, вы приходите к кладовщице и спрашиваете: В ответ слышите: Налицо необходимость оптимизации бизнес-процесса: Устранить их можно только на уровне Генерального Директора. Взаимопонимание между менеджерами будет достигнуто лишь тогда, когда все нестыковки будут описаны и регламентированы.

В целом описание бизнес-процессов занимает от недели до трех-четырех месяцев. Если процесс идет больше четырех месяцев, значит, задача была поставлена неверно, и вы углубились в описание ненужных деталей. Для них очень важно при росте объемов продаж и увеличении числа филиалов и подразделений не снижать качества обслуживания. Не всем это удается. Вот пример из повседневной практики. Иногда мы замечаем, как в магазине или ресторане, в который нам раньше нравилось ходить, ухудшились ассортимент или обслуживание.

Качество работы персонала не снизилось, причина в другом: В результате неудовлетворенный клиент уходит к конкурентам.

Именно бизнес-процесс должен быть основным объектом при любой проверке СВК. Задача СВК — определить границы бизнес-процесса, его сильные и слабые стороны, а также способность профильных подразделений банка решать вопросы с возникновением риск-факторов процессов, в которых они участвуют. В большинстве случаев план проверок службы внутреннего контроля далее — СВК банка фокусируется на деятельности подразделений, в рамках которого исследуются соответствующие фрагменты бизнес-процессов.

При этом многие сотрудники СВК уверены, что в ходе таких проверок они анализируют весь бизнес-процесс, а не отдельную его часть.

Отдел анализа и контроля рисков PwC поможет провести независимую оценку работы бизнес-процессов и контролей.

Сегодня мы предлагаем разобраться со следующими вопросами: Что такое бизнес-процессы? Какие они бывают? Можно ли самостоятельно провести аудит бизнес-процессов вашей компании и улучшить их без посторонней помощи и дополнительных инвестиций? Процесс - набор последовательных действий для достижения какого-либо результата. Если совместить Бизнес и Процесс мы получим Бизнес-процесс. Бизнес-процесс - это набор взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Потребители могут быть как внешние - Клиенты, так и внутренние - другие Подразделения вашей компании. В любой, даже небольшой, компании можно насчитать более десяти бизнес-процессов. Основными драйверами перехода компаний на использование методологии процессного подхода является: Растущие запросы Клиентов. Активность Конкурентов. Новые Технологии способы производства и разработки сервисов или продуктов, новые методы продаж, новые варианты поддержки и сервисного обслуживания.

Контроль бизнес процессов

Осуществлять эффективное управление бизнес процессами без механизмов контроля невозможно. Для того, чтобы постоянно совершенствовать свой конечный продукт — оказание услуг или продажу товаров — необходимо иметь возможность сверять реальные показатели с заданными. А для этого нужно, и те, и другие облечь в поддающуюся количественному исчислению форму, чтобы иметь возможность анализировать и корректировать.

Слишком сложно? А вот и не так!

Однако, значимость внутреннего контроля и оптимизации бизнес-процессов в организации трудно переоценить. Ведь, это – «прибыль.

Если говорить о серьезных производствах, то следует привести в порядок оборот документации внутри фирмы, который имеет отношение к поставкам и расчетам между отделами предприятия. Если рассматривать средние по объему компании, то процесс автоматизации необходимо применять к клиентам и поставщикам — к их логичному взаимодействию. В первую очередь о проведении автоматизации процессов бизнеса следует подумать торговым организациям с несколькими десятками позиций и большим количеством контрагентов.

Маленьким фирмам нужно поразмыслить о том, чтобы работа с проводилась предельно просто, а производственный процесс компании оставался результативным, как и до начала автоматизации. Эффективная автоматизация логистики складских помещений, доставки и реализации продукции приводит к снижению финансовых затрат, а также позволяет избежать: На каком же программном обеспечении остановить свой выбор?

В первую очередь оно обязано позволять осуществлять автоматизацию бизнес-процессов всех уровней. Нужно, чтобы все процессы на любой стадии автоматизации реально было выполнять в самые короткие сроки. Также важно, чтобы программное обеспечение было понятно всем специалистам вашей компании. Типичные ошибки оптимизации бизнес-процессов Ошибка 1. Неверная постановка задачи. Основное правило — конкретная и корректная постановка задачи: Непосредственному улучшению едва ли будет способствовать характеристика бизнес-процессов если только в описании не обнаружится явная сумятица или повторяющиеся функции подразделений.

Для оптимизации работы компании необходимо решить, к какому результату нужно направить развитие предприятия.

Оптимизация бизнес-процессов

Это объясняется тем, что перемещение документов является мероприятием, требующим больших затрат времени, и, после того как документы были переданы, необходимо подвести итоги административных операций по обработке. Существует также опасность того, что перемещение документов и проведение обработки где-то в другом месте может привести к возникновению ошибок.

Иногда можно упростить маршрутизацию путем изменения последовательности мероприятий таким образом, чтобы снизить количество перемещений.

Существует два подхода к совершенствованию бизнес-процессов, которые от сплошного контроля качества к выборочному, при котором в процессе в которой он описал всю систему предпринимаемых мер на достижения.

Бизнес-процессы и внутренний контроль Предпринимательская деятельность относится к рисковым видам деятельности. Любая организация подвержена политическим, правовым, финансовым, техническим, организационным рискам. Учитывая частоту кризисов в России, доброе большинство российских компаний работают сегодня в периметре лозунга А. Но мы-русские! С нами Бог! Однако, значимость внутреннего контроля и оптимизации бизнес-процессов в организации трудно переоценить.

В данной статье хотелось бы показать целесообразность и возможности выявления внутренних резервов и одновременного покрытия финансовых, правовых и организационных рисков за счет объединения двух инструментов управления Бизнес-процессы и Внутренний контроль. Для начала определимся с понятиями. Бизнес-процесс — это постоянно повторяющиеся и взаимосвязанные операции в организации, приводящие к достижению поставленной цели.

Внутренний контроль — это процесс, находящийся под контролем собственника или руководства, позволяющий в разумной степени последними быть уверенными в достижении поставленных целей. Риск — это потенциальная возможность наступления неблагоприятных последствий, в результате которого предприятию будет нанесен ущерб финансовый, репутационный и т. Существуют различные классификаций видов рисков.

Укрупненное деление рисков:

Автоматизация бизнес-процессов как необходимое условие эффективности компании

Идентификация критических процессов Необходимо определить перечень внешних нормативных актов, которым нужно соответствовать, а также требования регулирующих законов, которые должны быть выполнены в данном случае. Далее следует установить критичные области в информационном окружении, бизнес-процессах и инфраструктуре.

Формализация процессов Проводится описание существующих процессов компании, критичных с точки зрения системы внутреннего контроля, что дает основу для идентификации рисков. Такой уровень детализации требуется для дальнейшего анализа рисков в процессах и формирования контрольных процедур. На данном этапе можно использовать инструментальные системы для описания бизнес-процессов: Идентификация рисков в процессах Следует определить, насколько существующие процессы в компании рискованны с точки зрения невыполнения требований регулирующих законов.

Принимать меры по непрерывному улучшению процессов. Состав основных бизнес-процессов верхнего уровня. . работа- контроль результатов - изменение процессов и стандартов при отклонении от KPI.

Что такое точка контроля? Точка контроля эта работа, целью которой является контроль соответствия результатов определенной работы в бизнес-процессе сформулированным требованиям к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуется обратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован см.

Для того, чтобы бизнес-процесс исполнялся качественно, без проблем, в нем нужно выделить места, которые необходимо контролировать, и организовать точки контроля, с помощью которых будет контролироваться качество выполнения операций бизнес-процесса. Рисунок Точки контроля и организация обратной связи Существует два типа точек контроля: Внедренные в бизнес-процесс точки контроля Точка контроля, внедренная в бизнес-процесс, представляют одну из операций, находящуюся в цепочке процесса, которая может"заблокировать" дальнейшее протекание процесса, если результат соответствующей работы будет произведен не качественно и не будет удовлетворять требованиям.

Примером внедренной точки контроля в бизнес-процесс подготовки договора является операция по проверки договора юридическим отделом см. Если условия договора не соответствует утвержденным требованиям, то юридическая служба"блокирует" дальнейшее протекание процесса и организует обратную связь по информированию исполнителя договора об обнаруженных несоответствиях и необходимости его доработки. Пример точки контроля внедренной в бизнес-процесс Наиболее эффективно организовывать точки контроля на основе информационных и технических систем.

Если при выставлении счета с использованием информационной системы заполнены не все обязательные поля, то система просто не позволит данный счет выставить или, другим словами, она не позволит"неправильному" бизнес-процессу двигаться дальше, о чем будет проинформирован исполнитель. На техническом уровне точки контроля представлены различными техническими средствами. Например, если в бизнес-процессе используются электрическое оборудование, сертифицированное по одному из современных стандартов качества, то электрическую вилку от прибора, рассчитанного на напряжение вольт невозможно напрямую физически вставить в электрическую розетку с напряжением вольт.

Бизнес процесс

Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: Оптимизации, как правило, подлежат ключевые бизнес-процессы, так как оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.

Вероятность риска – мера возможности наступления рискового события. Среда контроля и бизнес-процессы (процедуры и механизмы контроля).

Это объясняется тем, что перемещение документов является мероприятием, требующим больших затрат времени, и, после того как документы были переданы, необходимо подвести итоги административных операций по обработке. Существует также опасность того, что перемещение документов и проведение обработки где-то в другом месте может привести к возникновению ошибок. Иногда можно упростить маршрутизацию путем изменения последовательности мероприятий таким образом, чтобы снизить количество перемещений.

Это обычно снижает вероятность потери документа, а также снижает длительность цикла. Иногда результаты могут быть достигнуты изменением маршрута различных подпроцессов. К примеру, в крупной организации документы для обработки данных о недавно принятых на работу, продвижении, поощрении и платы за обучение следуют по маршруту, который проходит через шесть отделов: В большую части под процессов были вовлечены только один-два отдела.

Построение проекта схем индивидуальных маршрутов для каждого под процесса привело к снижению длительности цикла, так как для каждого под процесса документы стали пересылаться только в те отделы, которые их используют.

Исследование бизнес-процессов контроля бюджетов

Управление бизнес-процессами: Корректнее было бы сказать - появляются технические инструменты, расширяющие границы применимости методов, открытых десятилетия назад, но имевших узкое применение из-за сложности их информационно-технологического сопровождения. Управление процессами впервые было упомянуто Анри Файолем в книге"Общее и промышленное управление", изданной в году.

В ней были систематизированы решения, позволившие превратить горно-металлургическую компанию в лидера отрасли, находившуюся, на момент его прихода в компанию, на грани банкротства. Были в тот период и исследователи, узко специализировавшиеся на операционном менеджменте, статистическом подходе и других аспектах управления.

Описаны основные способы контроля бизнес-процессов. Приведены примеры использования.

При этом логику такой цепочки, на чем бы она не базировалась, целесообразно согласовать внутри организации. Цели бизнес-процессов, как правило, не отличаются разнообразием, описаны в стандартах и включают следующее: Очень важно видеть здесь водораздел между риском и фактором риска: Ведь именно недостатки систем управления и организации бизнес-процессов находятся в фокусе интереса внутреннего аудитора. При этом правильное выявление причин — половина успеха дела при формировании и выполнении рекомендаций.

С точки зрения цепочки создания стоимости риски бизнес-процессов могут быть такими: Здесь также целесообразно разработать типологию недостатков в привязке к задачам систем управления и целям бизнес-процессов. Приведенные факторы, в свою очередь, создают такие типовые риски, как, например: Управление рисками и их оценка основаны на аналитике Приведенная последовательность работы с рисками позволяет дополнить и конкретизировать широко используемую внутренними аудиторами форму карты рисков бизнес-процессов типовыми признаками: Можно также сделать суммарную оценку риска.

Оптимизация бизнес-процессов компании

Москва Рубрика: Высокие технологии; А. Однако для эффективной реализации данного подхода требуется внедрение полного цикла управления процессами: Следовательно, для внедрения процессного подхода важно не только описать и автоматизировать процессы, но и создать инструмент контроля за правильностью их выполнения и анализа показателей.

Самостоятельная оптимизация бизнес-процессов компании. Проверка - сбор информации и контроль результатов на основании KPI Управление ( совершенствование) - принятие мер по устранению причин.

Основные требования, предъявляемые к контролю бизнес-процессов по методике Объектами процедур внутреннего контроля согласно требованиям являются все бизнес-процессы компании см. Приложение 1 , что предполагает применение единых стандартов бизнес-процессов и контрольных процедур за их осуществлением. Необходим контроль надлежащего качества выполнения персоналом трудовых обязанностей, соблюдения принципов корпоративной культуры, бережного отношения к имуществу компании.

Любые случаи ненадлежащего поведения нарушителей фиксируются, документируются соответствующим образом службой персонала, рассматриваются менеджментом с обязательным принятием соответствующих мер - наложение взысканий, депремирование, расторжение трудового договора элемент - Среда контроля. Риски компании подлежат определению, документированию и стоимостной оценке.

Необходима разработка планов по минимизации их последствий. Процесс оценки рисков должен быть формализован. В западных компаниях практикуется создание специальных риск-комитетов с участием ключевых профильных сотрудников, которые на еженедельной основе отслеживают, оценивают риски, а также разрабатывают планы по противодействию им элемент - Оценка риска. Определение перечня документов на бумажных носителях, а также документов в электронном виде подлежащих хранению, резервному копированию.

Все случаи пренебрежения контрольными процедурами, а также ненадлежащего выполнения мероприятий, направленных на исправление выявленных нарушений фиксируются менеджментом. Список имевших место фактов игнорирования контрольных процедур, дополненный описанием санкций, предъявленных к нарушителям, ведется службой внутреннего контроля элемент - Контрольные процедуры. Коммуникация с любыми средствами массовой информации осуществляется централизовано.

Чек лист. Методы контроля исполнения бизнес-процессов